Un pipeline commercial restructuré pour fluidifier le suivi des prospects
Le projet
Orchestra Studio, entreprise basée à Marseille, souhaitait améliorer le pilotage de ses prospects dans ActiveCampaign. Son pipeline d’acquisition devait devenir plus lisible, mieux refléter les différentes étapes du parcours commercial et faciliter les actions de suivi.
La mission, menée en 2022, associait l’analyse du tunnel de vente, sa restructuration et un volet d’automatisation avec Zapier.
La problématique
Comment lever les freins à la conversion et rendre chaque étape du suivi commercial plus efficace ?
Le pipeline existant reposait sur des colonnes décrivant surtout des statuts, sans toujours indiquer clairement la prochaine action à mener. Il fallait identifier les points de friction du tunnel d’acquisition, mieux différencier les prospects selon leur intention d’achat ou leur canal d’entrée et limiter les interventions manuelles répétitives.
Le besoin était donc double : disposer d’un pipeline commercial plus opérationnel et rendre le traitement des leads plus fluide.
La solution apportée
La réponse consistait à repenser l’organisation du pipeline ActiveCampaign, puis à prévoir des automatisations Zapier adaptées aux besoins détectés.
1. Auditer le pipeline existant
Analyse des données disponibles et des étapes du tunnel de vente pour repérer les besoins d’optimisation et les freins potentiels à la progression des prospects.
2. Recalibrer les étapes commerciales
Transformation des anciennes colonnes de statut en étapes orientées action, avec une intervention attendue à chaque passage. L’objectif était de rendre les opportunités plus faciles à qualifier et à suivre.
3. Organiser des parcours d’acquisition distincts
Distinction des pipelines selon l’intention d’achat ou le canal d’acquisition, afin que tous les prospects ne soient pas traités de la même manière.
4. Intégrer l’automatisation au suivi commercial
Volet Zapier consacré à la mise en place d’automatisations définies après l’audit. Le devis évoquait, à titre d’exemples, l’attribution d’un lead à un commercial, la création d’un rendez-vous à une étape donnée ou une relance en l’absence de réponse. La réalisation de chacun de ces scénarios précis n’est pas documentée : ils ne sont donc pas présentés comme des fonctionnalités livrées.
Résultats et bénéfices
- Une meilleure visibilité sur le pipeline : une organisation construite autour d’étapes commerciales explicites plutôt que de simples statuts.
- Un suivi davantage orienté action : chaque étape sert à identifier la suite du traitement d’une opportunité.
- Des parcours mieux différenciés : les prospects peuvent être suivis selon leur maturité ou leur provenance.
- Moins de tâches répétitives à gérer manuellement : objectif du volet d’automatisation Zapier inclus dans la mission.
La transaction est enregistrée comme terminée et payée. En revanche, aucune donnée disponible ne permet de chiffrer une hausse du taux de conversion, un gain de temps ou une augmentation du chiffre d’affaires. Les bénéfices présentés sont donc organisationnels et fonctionnels, sans résultats statistiques inventés.
Technologies utilisées
- ActiveCampaign : gestion des prospects, pipeline commercial et parcours d’acquisition.
- Zapier : automatisation des actions associées au suivi des leads et aux étapes du pipeline.
Périmètre de la mission
La prestation prévoyait quatre volets : audit du pipeline, recalibrage de ses étapes, distinction des parcours d’acquisition et automatisations Zapier. Le devis, signé le 18 janvier 2022, estimait cette intervention à deux jours.
La segmentation de la base de données clients, ainsi que la rédaction d’emails ou la création de campagnes emailing, ne faisaient pas partie du périmètre convenu.
Référence interne : transaction « Pipeline + zapier » associée à ce cas client.